Guía práctica: Deducción por pago de educación a empleados

En el competitivo entorno empresarial de hoy, el desarrollo de nuevas habilidades y el crecimiento académico del talento humano se han consolidado como pilares estratégicos y diferenciales indiscutibles. Es aquí donde el artículo 107-2 del Estatuto Tributario colombiano cobra relevancia, siendo uno de los incentivos fiscales más apropiados para las empresas interesadas o con necesidad de realizar este tipo de inversiones, pues está diseñado para aliviar la carga impositiva en el Impuesto sobre la Renta mientras se potencia el capital humano de las empresas. 

Conocer las condiciones formales, operativas y de control para la procedencia de este beneficio, es un aspecto clave para evitar rechazos de parte de la auditoridad tributaria, así como sanciones derivadas del incumplimiento de lo contemplado la normatividad vigente relacionada (Decreto 1013 de 2020 (incorporado al Decreto 1625 de 2016). 

A continuación, analizamos a fondo las modalidades autorizadas, la delimitación de beneficiarios y, de manera prioritaria, los cuatro requisitos de procedibilidad que toda gerencia debe conocer para blindar este beneficio fiscal.

Las Modalidades de Inversión y los Beneficiarios Legales

El beneficio fiscal de la norma no se limita al otorgamiento directo de becas de estudio, sino que se diversifica en tres modalidades operativas distintas:

1. Literal a) Becas y Créditos Condonables: Financiación total o parcial de programas de educación formal o informal oficial para el trabajador o su núcleo familiar.
2. Literal b) Inversiones en Infraestructura Educativa: Inversiones en propiedad, planta, equipo y software destinadas a instituciones educativas reconocidas.
3. Literal c) Aportes a Instituciones Educativas: Aportes directos a instituciones de educación básica, media, técnica, tecnológica y superior oficialmente certificadas.

 

Requisito Territorial: Para que las modalidades de los literales b) y c) resulten procedentes, la normativa exige que las inversiones se ejecuten estrictamente dentro de la "zona de influencia" de la persona jurídica. Es decir, en el área geográfica donde la empresa desarrolla activamente su objeto productivo o comercial (domicilio principal, sucursales, oficinas o el territorio donde comercializa sus bienes y servicios). 

¿Quiénes pueden ser Beneficiarios de las Becas? (Literal a)

Para evitar esquemas de remuneración destinados a favorecer exclusivamente a un grupo de empleados, la ley establece una delimitación subjetiva:

• El Empleado o Trabajador: Persona natural vinculada mediante contrato laboral activo (escrito u oral) o bajo relación legal y reglamentaria, cuyos aportes a la seguridad social y parafiscales se encuentren completamente al día.
• Núcleo Familiar Principal: Constituido por el propio trabajador, su cónyuge o compañero(a) permanente y sus hijos de hasta veinticinco (25) años de edad.
• Núcleo Familiar Subsidiario: A falta de cónyuge o compañero permanente, se conformará por el propio trabajador, sus padres y sus hermanos que dependan económicamente de él. En este caso, se exige una certificación de contador público que acredite de forma fehaciente dicha dependencia económica.

Los programas académicos elegibles deben estar alineados con el sistema educativo oficial, cubriendo desde preescolar, básica y media, hasta educación superior (pregrados, especializaciones, maestrías y doctorados con registro calificado ante el Ministerio de Educación Nacional o debidamente convalidados si son internacionales). También se acepta la educación especial y la formación para el trabajo y desarrollo humano.

Requisitos Sustanciales de Procedibilidad 

La deducibilidad de los pagos destinados a educación bajo el literal a) del artículo 107-2 no se genera por el simple hecho de desembolsar el dinero. La compañía debe estructurar un expediente probatorio sólido que demuestre el cumplimiento concurrente de las siguientes condiciones:

1. El Principio de Universalidad y la Convocatoria Democrática

La empresa debe contar con un programa de becas o créditos condonables debidamente estructurado y formalizado mediante un acta emitida por el órgano de dirección competente (como la Junta Directiva o la Asamblea de Socios). El requisito más exigente radica en garantizar el acceso de todos los empleados de la compañía en igualdad de condiciones.

Universalidad no significa que la empresa esté obligada a pagar estudios a la totalidad de su nómina simultáneamente; implica que las bases y reglamentos de la convocatoria estén diseñados de manera democrática. Cualquier colaborador que cumpla con criterios objetivos y medibles (por ejemplo, antigüedad, rendimiento laboral o nivel de ingresos) debe tener la oportunidad legal de postularse y acceder al beneficio. 

2. Obligación de Pago Directo y Bancarización 

El monto de la beca aprobado por la empresa debe ser transferido de manera directa por la persona jurídica empleadora a la cuenta de la institución educativa de destino.

Esta transacción debe perfeccionarse única y exclusivamente a través de los canales regulados por el sistema financiero (transferencias electrónicas, consignaciones bancarias o cheques de gerencia). La jurisprudencia y la doctrina de la DIAN prohíben categóricamente el modelo de reembolso, en el cual el empleado sufraga inicialmente con su dinero el valor de la matrícula y posteriormente la compañía le restituye dichos fondos. 

3. Delimitación de Conceptos Facturables

No todo gasto derivado de la vida académica del beneficiario puede ser objeto de deducción fiscal. La ley limita la deducibilidad exclusivamente a los conceptos de matrícula, pensión, libros de texto académicos y licencias de software directamente vinculados al programa formativo autorizado.

Erogaciones accesorias tales como útiles de papelería general, uniformes, transporte escolar, alimentación, seguros médicos de carácter voluntario o viáticos de sostenimiento personal no gozan de este beneficio. Por consiguiente, las compañías deben excluir estos rubros adicionales de la depuración de su impuesto sobre la renta.

4. Prohibición de Cláusulas de Permanencia y Reintegro

Esta es quizás la restricción más desafiante en términos de gestión del talento humano. La ley faculta a las partes a pactar las condiciones académicas para condonar los créditos educativos (como promedios de calificación o la obtención del título) , pero prohíbe taxativamente establecer un término mínimo de permanencia laboral en la empresa, así como acordar cláusulas penales o de reembolso económico que obliguen al trabajador a reintegrar los valores pagados en caso de renuncia o despido.

El Oficio 906935 de 2021 de la DIAN menciona al respecto: si en el acuerdo educativo o en los anexos del contrato de trabajo se estipula cualquier cláusula de permanencia forzosa o sanción económica por retiro anticipado ligada a la educación financiada, el beneficio tributario se anula en su totalidad para el empleador. 

Impacto tributario del ingreso para el Trabajador

Una de las consultas más frecuentes a la hora de aplicar este beneficio tributario,  es si estos desembolsos educativos deben tratarse como ingresos en especie para el empleado, incrementando su retención en la fuente y afectando sus límites personales conforme a la reforma fiscal de la Ley 2277 de 2022 (artículo 29-1 sobre ingresos en especie gravados).

Al respecto, la DIAN expidió el Concepto Unificado 011383  de junio de 2024, ratificando lo plasmado en el Concepto 100208192-87 de febrero de 2024. La autoridad concluyó que el artículo 107-2 regula una materia exceptiva e independiente frente a los ingresos en especie ordinarios.

En consecuencia, siempre que la empresa cumpla con la totalidad de los requisitos del Decreto 1013 de 2020, se generan tres realidades clave para el trabajador:

1. Los montos pagados por el empleador por concepto de becas o créditos condonables no constituyen bajo ninguna circunstancia ingreso en especie ni pago indirecto para el empleado o su familia.
2. Dichos valores no deben sumarse a la base de retención en la fuente por ingresos laborales en la nómina.
3. Quedan totalmente liberados de computar dentro del límite porcentual del 40% (o el tope en UVT) de rentas exentas y deducciones aplicables a la Cédula General de las personas naturales en su declaración de renta anual.

Distinción frente a los Gastos de Capacitación

Es imperativo procesal para las organizaciones no confundir las becas del artículo 107-2 con los entrenamientos ordinarios amparados por el artículo 107 general. La Sección Cuarta del Consejo de Estado, en su Sentencia de Unificación 2020CE-SUJ-4-005 del 26 de noviembre de 2020, clarificó que los gastos orientados a entrenar, actualizar o capacitar al personal en funciones técnicas directamente relacionadas con su cargo actual, califican como expensas necesarias deducibles ordinarias.

Al catalogarse como expensas ordinarias, estas capacitaciones específicas de actualización no requieren cumplir con el criterio de universalidad democrática ni están sujetas a la prohibición de pactar acuerdos de permanencia, ya que se presume que guardan una relación de necesidad e idoneidad inmediata con la conservación y mejora de la actividad comercial de la empresa.

Recomendaciones de Control

Con el objetivo de blindar la procedencia de esta deducción especial en su declaración de renta y minimizar el riesgo de litigios e inexactitudes ante la DIAN, nuestro equipo  recomienda implementar un estricto protocolo de control documental estructurado en cuatro fases:

1. Formalización y socialización: Emita un acta formal de Asamblea de Accionistas o Junta Directiva aprobando la política del plan de becas y créditos condonables. Asegúrese de que el reglamento fije pautas objetivas de postulación y que la convocatoria sea difundida por medios masivos verificables (correos institucionales o circulares firmadas) a la totalidad de la nómina de la empresa.
2. Control legal: Al suscribir los convenios individuales con los empleados beneficiados, fundamente la condonación de los fondos única y exclusivamente en méritos académicos (aprobación de materias, promedios o graduación). Absténgase  de incluir penalidades de reembolso o plazos forzosos de permanencia laboral.
3. Tesorería: Configure los procesos de pago para prohibir giros a las cuentas personales de los trabajadores a título de reembolsos. Transfiera directamente a las instituciones educativas oficiales y exija que las facturas de venta electrónicas discriminen de forma exacta los conceptos permitidos (matrícula, pensión, libros, licencias), excluyendo transportes o alimentaciones.
4. Archivo Probatorio: Conserve en el expediente de cada beca otorgada las resoluciones de reconocimiento oficial de la institución educativa emitidas por el Ministerio de Educación o las secretarías locales correspondientes, las convalidaciones de títulos si los estudios se realizaron fuera del país, y las planillas PILA que demuestren que la sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de seguridad social con toda su planta de personal.